Chargé(e) de gestion copropriétés

Contexte

Altémed : fruit du rapprochement d’ACM HABITAT, de la SERM/SA3M et ses filiales Énergies du Sud et SERM.ID.

Altémed réunit les métiers de l’aménagement, du logement et de l’énergie au sein d’un groupe public de 550 collaborateurs. Nous sommes l’outil de la Métropole de Montpellier et de ses 31 communes, territoire le plus attractif de France, pour construire la ville de demain et améliorer le temps des politiques publique de l’aménagement, du logement et de l’énergie.

Aménagement responsable : la SERM/SA3M (groupe Altémed) est le 1er aménageur d’Occitanie avec 40% de logements produits sur le territoire métropolitain et 40 à 50 000m2 de tertiaire. Altémed agit pour donner vie à la ville écologique, durable et accueillante, pour réhabiliter le bâti ancien, pour créer ou organiser vos zones commerciales, pour construire de nouveaux équipements publics et de nouveaux quartiers.

ACM HABITAT (groupe Altémed) gère et entretient un patrimoine de près de 21 000 logements répartis sur la ville de Montpellier et le territoire de Montpellier Méditerranée Métropole. ACM HABITAT loge près de 50 000 personnes, soit plus de 10% de la population de la Métropole de Montpellier.

La SERM (groupe Altémed) a développé depuis 30 ans un savoir-faire unique dans l’énergie, grâce au Réseau Montpelliérain de Chaleur et Froid et à sa filiale Energies du Sud, deux outils au service du développement durable. Elle s’est imposée depuis une dizaine d’années comme le 1er producteur de chaleur, froid et électricité et le 1er producteur d’énergie renouvelable sur la Métropole de Montpellier.

La SERM apporte aussi son savoir en efficacité énergétique dans les opérations d’aménagement menées par le groupe, ainsi que sur la rénovation thermique des bâtiments.

Depuis un an, le groupe Altémed travaille sur son plan stratégique de développement, qui entre en phase de validation par ses administrateurs, avec l’ambition d’être rapidement opérationnel.

Nous recherchons notre Chargé(e) de gestion copropriétés H/F – en CDI – au sein de l’entité ACM Habitat by Altémed.

Missions

Vous serez rattaché(e) à la Direction Gestion du Patrimoine d’ACM HABITAT.

Vos principales missions :

1- Missions administratives

Organiser, convoquer et tenir les Conseils Syndicaux (CS) et les Assemblées Générales (AG) :
Préparer le budget en lien avec la clôture des comptes réalisée par le comptable.
Rédiger l’ordre du jour et les convocations.
Animer les réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer leur diffusion.
Classer les documents, tenir les registres à jour et assurer l’archivage.
Réaliser et suivre l’immatriculation des copropriétés sur le fichier national.
Mettre à jour et contrôler le carnet d’entretien.
Numériser et archiver les documents dans la GEIDE.
Garantir la mise en œuvre des décisions votées en assemblée générale

2 -Gestion et suivi des dossiers

Réaliser les visites des copropriétés et rédiger les comptes rendus de visites contractuelles (mandat).
Gérer la relation client (accueil téléphonique, physique et échanges par mail).
Saisir et suivre les événements, y compris post-CS et post-AG.
Commander les prestation et travaux et en assurer le bon déroulement.
Suivre administrativement les contrats : échéances, renouvellements, demandes d’avoir en cas de défaillance.
Demander la création de nouveaux fournisseurs à la comptabilité.
Suivre les télérelèves et détecter d’éventuelles fuites.
Assurer le suivi des procédures juridiques en cours (impayés, conflits, non-respect du marché).
Rédiger les comptes-rendus de visites de copropriétés contractuelles (mandat).
Coordonner les interventions techniques avec les prestataires et le Chargé de gestion Technique de copropriétés.
Assurer la correspondance et entretenir la relation avec les clients, prestataires et lors de conflits potentiels.

3- Suivi comptable et budgétaire

Elaborer et suivre le budget prévisionnel des immeubles gérés.
Présenter le budget aux assemblées.
Suivre les engagements et assurer une veille budgétaire.
Saisir les index avant clôture et engager les actions correctives nécessaires.
Etablir et suivre les appels de fonds : établir, vérifier, diffuser et suivre les encaissements.
Surveiller les impayés mensuellement et signaler les situations critiques.
Réaliser les pré-états datés et états datés en lien avec le comptable. · Viser les factures de niveau 1.
Assurer la facturation et le recouvrement des charges auprès des copropriétaires.

4 – Gestion des sinistres

Déclarer les sinistres sur ICS en collaboration avec le Chargé de gestion Technique de copropriétés.
Participer aux expertises et assurer le suivi des dossiers et des indemnisations en collaboration avec le Chargé de gestion Technique de copropriétés.
Assurer la coordination des travaux en concertation avec le Responsable du service syndic en veillant au respect des délais, consignes de sécurité et de la qualité des réalisations.
Relancer les assurances si nécessaire.
Suivre le versement des indemnités etc …

5- Autres missions

Participer aux mises en copropriété des réalisations d’ACM HABITAT.
Décliner la politique de communication du syndic.
S’impliquer activement dans le maintien de la certification NF HABITAT Syndic Engagé.
Assurer le suivi des procédures judiciaires.
Accompagner l’application des politiques de gestion du patrimoine.

Profil

Vous êtes issu(e) d’une formation Bac+2/3 en immobilier, droit ou gestion (promotions immobilières) ;
Vous avez une expérience en gestion de copropriétés ou en syndic ;
Vous maitrisez les outils numériques ;
Vous avez une appétence pour le challenge et entretenez une forte culture clients ;
Vous savez vous adapter à chaque situation et organiser votre journée en fonction des priorités ;
Vous faites preuve de rigueur, ordre et organisation dans votre travail ;
Vous faites preuve d’un bon esprit d’équipe.

Altémed vous propose

Un 13ème mois (inclus dans le salaire annuel) : versé à hauteur de 50% au mois de juin et le solde au mois de novembre
Une prime d’intéressement N versée sur l’année N+1
Un Plan d’Epargne Entreprise (PEE) avec abondement (selon critères de placement) et un Plan d’Epargne Retraite Collectif (PERCOL)
Une complémentaire santé et un régime prévoyance prise en charge à 100% par l’entreprise sur la formule de base (Niveau 1 : collaborateur + enfant(s))
Une sur complémentaire retraite prise en charge par l’entreprise
Une indemnité de forfait mobilité durable (selon critères)
Des titres restaurants d’une valeur faciale de 9.20€, avec une prise en charge à hauteur de 60% par l’entreprise
Un Compte Epargne Temps (CET) monétisable
Une indemnité garde d’enfant d’une valeur de 100€ par mois versée pour chaque enfant de la naissance jusqu’à son entrée à l’école (au maximum jusqu’à l’âge de 3 ans et 6 mois)
Un accès aux avantages CSE
Un nombre d’absences autorisées annuelles égal à :
- 30 jours de congés payés
- 5 jours exceptionnels
Un nombre de jour de télétravail : 2 jours de télétravail / semaine (après 3 mois d’ancienneté) selon les besoins organisationnels du service.

Processus de recrutement

Un premier échange téléphonique avec un(e) collaborateur(trice) RH pour vous présenter le poste et ses missions et en savoir plus sur vous ;
Un second entretien avec un double objectif : vous présenter notre groupe et ses valeurs, mais aussi connaitre vos motivations et l’adéquation de votre projet professionnel avec le poste proposé. Ce temps d’échange vous permettra également de rencontrer vos futur(e)s managers !
Un dernier rendez-vous éventuel avec notre Directeur Général ou notre DRH avant la décision finale.

Conformément à la règlementation et aux valeurs du Groupe ALTÉMED, tous nos postes sont ouverts au recrutement de candidats ayant la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé.